Desarollo e implementación de sistemas informáticos | ¿estruturados o itertivos? - TuInfoTecno

"Es un proyecto de sistemas informáticos... un enfoque de gestión de proyectos diseñado para eludir la alta tasa de fracaso de los proyectos de TI"

"El pensamiento promueve la innovación"

Implementar sistemas informáticos es notoriamente dificil

La gestión de este tipo de proyectos tiene un historial un tanto accidentado, tienen la reputación de sobrepasar el presupuesto y entregarse tarde, es decir, si no se cancelan a mitad de camino. Aunque ya se ha dicho y escrito mucho sobre cómo administrar este tipo de proyectos, me gustaría ofrecer una perspectiva ligeramente diferente sobre el tema y sugerir una metodología simple que tenga en cuenta algunos de los problemas que hacen que los proyectos informáticos salgan mal.

Tener objetivos comerciales claros y luego adaptar el plan del proyecto al carácter del proyecto reduce el riesgo de fracaso del proyecto. El plan debe abordar cualquier impacto que el proyecto tendrá sobre las personas. Además, aquellas partes de un sistema informático que involucran comunicación personal requieren un método evolutivo de diseño y desarrollo. Un resultado exitoso es más probable cuando las técnicas de gestión de riesgos se aplican a una combinación adecuada de estilos de proyecto.

Requisitos para la implementación de dichos sistemas

Los tres requisitos básicos que se muestran aquí, cuando se aplican en conjunto, reducen la probabilidad de fracaso y forman la base de un proyecto exitoso.

Los tres requisitos básicos que se muestran aquí, cuando se aplican en conjunto, reducen la probabilidad de fracaso y forman la base de un proyecto exitoso.

Cualquier proyecto impacta a las personas de una forma u otra; el cambio resultante puede ser bienvenido por algunos y disgusto por otros. El resultado de un cambio puede verse como una combinación de las tres características descritas anteriormente. Cada una de las características impacta a las personas de diferentes maneras.

Cualquier proyecto impacta a las personas de una forma u otra; el cambio resultante puede ser bienvenido por algunos y disgusto por otros. El resultado de un cambio puede verse como una combinación de las tres características descritas anteriormente. Cada una de las características impacta a las personas de diferentes maneras.

¿Estructurado versus iterativo?

Gran parte del debate sobre la gestión de proyectos informáticos ha girado en torno al uso de una planificación estructurada frente a un enfoque más flexible e iterativo. Un enfoque estructurado implica la gestión del progreso del proyecto frente a un plan de tareas detallado. En el método más flexible, el desarrollador trabaja con el cliente para hacer evolucionar el sistema hacia algún objetivo definido. Si bien ambos enfoques tienen sus ventajas y desventajas, ninguno es una solución completa.

Los defensores del estilo estructurado de gestión a menudo citan el éxito de este enfoque en otras disciplinas, como la ingeniería estructural. Si consideramos el desarrollo de sistemas informáticos como una forma de ingeniería, un enfoque de ingeniería para la gestión debería funcionar. Desafortunadamente, construir un sistema informático no es lo mismo que llevar a cabo un proyecto de ingeniería. En ingeniería, el análisis inicial es seguido secuencialmente por el diseño y luego por la construcción. Al desarrollar un sistema informático, a menudo es beneficioso combinar estos pasos en una serie de iteraciones a medida que evoluciona el producto final.

El método iterativo y evolutivo de desarrollar sistemas puede tener éxito porque permite que los desarrolladores de sistemas y sus clientes se comuniquen de manera efectiva entre sí sobre lo que se está construyendo. Es muy difícil visualizar de antemano a partir de una especificación o diseño cómo funcionará un sistema o cómo afectará a la organización que lo utiliza. El problema se complica por el hecho de que implementar un sistema normalmente requiere un cambio en la forma en que las personas hacen las cosas. De hecho, la implementación de un nuevo sistema puede cambiar la visión de las personas sobre lo que realmente necesitan.

El problema con el enfoque iterativo para el desarrollo de sistemas es la dificultad de predecir hacia dónde conducirá la evolución del sistema. La incertidumbre sobre lo que está involucrado en el desarrollo puede conducir a una pérdida de control de gestión sobre el proyecto. Por el contrario, la precisión de un plan de tareas detallado a menudo es ilusoria, debido a problemas y cambios impredecibles que ocurren durante el transcurso de un proyecto.

Sin embargo, la gestión del trabajo de desarrollo del sistema es importante porque:

• Normalmente necesitamos comprender de antemano el costo, el beneficio y el momento de implementar un nuevo sistema para poder tomar decisiones racionales sobre si realizar la inversión necesaria.
• Habiendo tomado la decisión de proceder con la implementación de un sistema, debemos asegurarnos de que los beneficios anticipados se logren dentro de costos y escalas de tiempo aceptables.
• Necesitamos planificar con anticipación la disponibilidad de personas y otros recursos necesarios para el proyecto.
• El propósito de la gestión de proyectos es minimizar el riesgo de falla con respecto a todos estos puntos.
• Esta visión de minimización de riesgos de la gestión de proyectos conduce a algunos principios rectores simples. Existen tres requisitos básicos que, juntos, reducen la probabilidad de fracaso y forman la base de un proyecto exitoso:
• Necesitamos objetivos comerciales claros para que todos entiendan lo que se debe hacer.
• Necesitamos entender la naturaleza del cambio para que podamos determinar la mejor manera de llevar a cabo el proyecto.
• Necesitamos comprender y gestionar los riesgos del proyecto anticipándonos a los problemas potenciales.

Análisis de los requisitos

Analicemos cada uno de estos requisitos para ver cómo, al adoptar una visión flexible de la planificación de proyectos, es posible aprovechar los beneficios de los enfoques estructurados y evolutivos para el desarrollo de sistemas.

Estableciendo objetivos. El éxito del proyecto es, en primer lugar, críticamente dependiente de objetivos claros. Los objetivos establecen la dirección para el equipo del proyecto y las expectativas para los clientes del proyecto. Reducen el potencial de malentendidos sobre de qué se trata el proyecto y lo que se logrará. Establecen una base estable contra la cual se pueden juzgar el progreso del proyecto y las preguntas de cambio del proyecto.

Los objetivos deben redactarse en términos comerciales, en lugar de en términos técnicos. Sin una dirección comercial clara, no será posible establecer la finalización exitosa del proyecto. Un error común de este tipo es expresar el objetivo de un proyecto como la entrega de un sistema nuevo o revisado. Decir, por ejemplo, que el propósito de un proyecto es “implementar un nuevo sistema financiero” no tiene sentido a menos que entendamos lo que se espera lograr con el nuevo sistema.

En este caso, un mejor objetivo sería “reducir el tiempo de cierre de las cuentas anuales de la empresa de un mes a dos semanas”. Una simple declaración comercial de este tipo es fácil de entender; también proporciona la base para determinar los beneficios del proyecto y medir el éxito del proyecto. A lo largo del proyecto, todos entenderán lo que están tratando de lograr.

En los sistemas informáticos nos centramos con demasiada frecuencia en los factores tangibles a expensas de los efectos conceptuales y personales, lo que da como resultado un proyecto orientado técnicamente que no tiene en cuenta el impacto en las personas. Necesitamos caracterizar nuestros proyectos de acuerdo con los tres factores. Esta exposición ilustra la posible clasificación de una serie de proyectos de desarrollo.

En los sistemas informáticos, nos centramos con demasiada frecuencia en los factores tangibles a expensas de los efectos conceptuales y personales, lo que da como resultado un proyecto de orientación técnica que no tiene en cuenta el impacto en las personas. Necesitamos caracterizar nuestros proyectos de acuerdo con los tres factores. Esta exposición ilustra la posible clasificación de una serie de proyectos de desarrollo.

Hay que tener objetivos puntuales y medibles

Los objetivos deben ser puntales y medibles. El objetivo principal de desarrollar un nuevo sitio de intranet puede ser "mejorar las comunicaciones del personal". Aunque esto parece un objetivo comercial razonable, es demasiado impreciso para un control efectivo del proyecto. Un mejor objetivo podría ser “hacer que las nuevas políticas de personal estén disponibles para todo el personal de la empresa dentro de las 24 horas posteriores a su emisión”. Esta última declaración establece un alcance y una dirección claros e inequívocos para el trabajo del proyecto.

Los enfoques de planificación utilizados para la gestión de proyectos se pueden clasificar en términos generales como se muestra aquí. Aunque bastante diferentes entre sí, cada enfoque puede ser una forma válida de hacer las cosas, ya que corresponde a un factor de cambio. La planificación lineal funciona bien para cambios tangibles, la planificación exploratoria funciona bien para cambios conceptuales, mientras que la planificación personal funciona para cambios personales.

Los enfoques de planificación utilizados para la gestión de proyectos se pueden clasificar en términos generales como se muestra aquí. Aunque, bastante diferentes entre sí, cada enfoque puede ser una forma válida de hacer las cosas, ya que corresponde a un factor de cambio. La planificación lineal funciona bien para cambios tangibles, la planificación exploratoria funciona bien para cambios conceptuales, mientras que la planificación personal funciona para cambios personales.

Los objetivos del proyecto deben estar directamente vinculados a los beneficios comerciales. Así, al establecer objetivos comerciales claros, tenemos una base para evaluar el valor comercial de lo que se propone. Además, al verificar el logro de los beneficios, será posible medir el éxito del trabajo después de la finalización del proyecto.

Comprender y planificar el cambio. Habiendo aclarado los objetivos del proyecto, necesitamos evaluar el proyecto para determinar cómo llevarlo a cabo. Al comprender la naturaleza del cambio que traerá el proyecto, podemos decidir qué estilo de gestión adoptar. No existe una forma correcta de llevar a cabo un proyecto; un enfoque altamente estructurado se adapta a algunos proyectos pero no a otros. El factor clave que determina el enfoque de gestión es la comprensión de cómo el proyecto interactúa con las personas a las que impacta.

En los sistemas informáticos nos centramos con demasiada frecuencia en los factores tangibles a expensas de los efectos conceptuales y personales. El resultado es un proyecto de orientación técnica que no tiene en cuenta el impacto en las personas. Lo que tenemos que hacer es caracterizar nuestros proyectos de acuerdo con los tres factores.

Ilustra la posible clasificación de varios proyectos de desarrollo

A modo de ejemplo, es probable que el desarrollo de un sitio de intranet para distribuir información interna de la empresa tenga altos componentes conceptuales y tangibles; el sitio debe ser estética y ergonómicamente agradable, pero también requiere el desarrollo y la instalación de un sistema informático. Por otro lado, la implementación de un nuevo sistema de contabilidad financiera tiene fuertes componentes personales y tangibles; afectará la forma en que trabajan los contadores, además de ser un sistema complejo desde el punto de vista técnico.

"Clasificación e identificación de gestión de proyectos"

Los enfoques utilizados para la gestión de proyectos también se pueden clasificar en términos generales de tres maneras: lineal, exploratorio y personal. Aunque cada enfoque es bastante diferente, cada uno puede ser una forma válida de hacer las cosas.

Cada enfoque de planificación tiende a ser efectivo para un factor de cambio correspondiente. La planificación lineal funciona bien para cambios tangibles, la planificación exploratoria funciona bien para cambios conceptuales, mientras que la planificación personal funciona para cambios personales. Como se sugiere en esta exposición, la planificación personal tiende a caracterizarse por la comunicación con la gente, la planificación exploratoria se caracteriza por la experimentación, la planificación lineal se caracteriza por un alto grado de estructura rígida.

Cada proyecto implica una combinación de características de cambio, por lo que se requerirá una combinación correspondiente de estilos de gestión de proyectos. Como resultado, los enfoques de gestión descritos anteriormente deben combinarse para adaptarse a las circunstancias individuales. Esto se puede ilustrar considerando los ejemplos del sitio de intranet y el sistema de contabilidad financiera.

El sitio de intranet es de naturaleza altamente conceptual. Esto sugiere un estilo de enfoque exploratorio en el que hay un desarrollo iterativo en pequeños incrementos. La creación de prototipos y la experimentación se utilizan para desarrollar el diseño. El componente tangible del trabajo se relaciona con el propósito práctico del sitio y la construcción de la tecnología de soporte; estos aspectos del proyecto requieren un enfoque lineal, con un plan de tareas detallado.

Por el contrario, el fuerte componente personal del sistema contable requiere una planificación personal. Simplemente no es realista armar un plan de tareas lineal que, por ejemplo, diga “en la semana cuatro, los contadores estarán convencidos de que el nuevo sistema es una buena idea”. Se necesita un esquema de cómo se abordarán los cambios personales, con un fuerte énfasis en la comunicación personal. Por otro lado, los componentes técnicos del sistema son tangibles: estos requerirán un plan de tareas lineal para su desarrollo. Los planes personales y lineales obviamente necesitan estar sincronizados.

En ambos proyectos, se desarrollará un plan que contenga tareas y entregables. Sin embargo, el nivel de detalle y el grado de precisión de cada plan dependerá de la combinación de estilos de gestión que se adopte. Las partes tangibles y técnicas de un proyecto contendrán tareas detalladas, mientras que los planes personales serán de naturaleza más esquemática.

Si se establecen objetivos claros y se tiene en cuenta la naturaleza de los cambios propuestos, es posible planificar proyectos relacionados con la informática de forma realista y práctica. El proceso de planificación debe tener en cuenta la influencia de las personas en el trabajo, así como los aspectos técnicos del proyecto. Al aplicar algunas técnicas de gestión de riesgos, se puede asegurar el éxito del proyecto.

Si se establecen objetivos claros y se tiene en cuenta la naturaleza de los cambios propuestos, es posible planificar proyectos relacionados con la informática de forma realista y práctica. El proceso de planificación debe tener en cuenta la influencia de las personas en el trabajo, así como los aspectos técnicos del proyecto. Al aplicar algunas técnicas de gestión de riesgos, se puede asegurar el éxito del proyecto.

Gestión de riesgos. Habiendo establecido los objetivos del proyecto y ensamblado un plan de proyecto, ahora debemos centrarnos en el riesgo de fracaso del proyecto. Esto se puede hacer haciendo una lluvia de ideas sobre una lista de cosas que pueden salir mal. A menudo es beneficioso tomar cada componente de un plan de proyecto y luego cuestionar los supuestos subyacentes: ¿Qué pasa si estos supuestos son incorrectos?

Luego podemos tomar cada problema o riesgo potencial y decidir cómo manejarlo. Los riesgos se pueden gestionar de dos formas: evitación y contingencia . La evitación implica llevar a cabo el proyecto de una manera que elimina o minimiza la probabilidad de que ocurra el problema. La contingencia implica tener un plan alternativo para usar si ocurre el problema. En cualquier caso, la gestión de riesgos probablemente requerirá algunos cambios en el plan general del proyecto.

• En la práctica, rara vez es posible identificar todos los problemas potenciales al comienzo de un proyecto. Como resultado, es necesario tomar una serie de acciones para limitar la exposición al riesgo.
• Al enumerar los riesgos durante la planificación, concéntrese en los problemas que podrían descarrilar seriamente el proyecto. Lo más importante es prever los principales problemas en los que podría resultar el fracaso del proyecto.
• Evaluar el grado de incertidumbre en los planes del proyecto para establecer expectativas realistas del cliente. Es mucho mejor alertar a un cliente sobre posibles problemas desde el principio que permitir que los problemas aparezcan por sorpresa durante la ejecución del proyecto.
• Tenga un proceso de control de cambios para administrar el proyecto de modo que los problemas y cambios imprevistos puedan tratarse de manera eficaz. En particular, es importante tener un patrocinador del cliente o una junta de proyecto para que se puedan tomar decisiones con respecto a los problemas principales. 

Hay que establecer objetivos precisos

Con metas precisas y teniendo en cuenta la naturaleza de lo que se propone, es posible planificar proyectos relacionados con la informática de forma realista y práctica. El proceso de planificación debe tener en cuenta la influencia de las personas en el trabajo, así como los aspectos técnicos del proyecto. Al aplicar algunas técnicas de gestión de riesgos, se puede asegurar el éxito del proyecto.

"Proposición de sistemas informáticos"

La gestión de proyectos tradicional tiende a tener una visión un tanto técnica del mundo, asumiendo que los problemas pueden racionalizarse por completo y resolverse de manera predecible. Al utilizar un enfoque más flexible, que tenga en cuenta la incertidumbre y la variabilidad asociadas con las personas, podemos planificar de manera más realista. Sacrificamos cierta precisión aparente, pero irreal. Obtenemos, sin embargo, una visión mucho más clara de lo que se necesita hacer y lo que realmente se puede lograr. Además, al utilizar los métodos que sugiero, podemos mantener una lógica de cómo estamos gestionando cualquier proyecto, independientemente de su naturaleza.